Algsaldode sisestamine on oluline samm, kui alustate tööga Merit Aktivas. Korrektselt sisestatud algsaldod tagavad, et ettevõtte pearaamat ja aruanded oleksid õiged juba esimesest päevast. Alljärgnev juhend kirjeldab samm-sammult, kuidas algsaldosid sisestada, faile lisada ning andmeid importida.
Algsaldode sisestamise asukoht
Kõik algsaldod sisestatakse menüü kaudu:
Seadistused → Finantsi seadistused → Algsaldod
Siin on võimalik sisestada pearaamatu kontode algsaldod, klientide ja tarnijate arvete ja ettemaksete saldod, aruandvate isikute võlad/nõuded ning põhivarade algsaldod.
Failide lisamine algsaldode juurde
Algsaldode juurde on võimalik lisada alusdokumente, mille alusel andmed sisestati. See on kasulik, et hiljem oleks võimalik kontrollida, mille põhjal algandmed sisestati.
Võimalikud dokumendid:
Pearaamatu kontode algsaldod → näiteks bilanss ja kasumiaruanne
Müügiarved, ostuarved
Aruandvate isikute võlad/nõuded
Põhivarade dokumentatsioon
Failide lisamise kord:
Klikkige vastava algsaldo sisestamise vormil kirjaklambri kujutisega nupule faili lisamiseks.
Sobivad kõik levinud formaadid: PDF, JPG, PNG, DOC, XLS jne.
Mitme faili korraga valimiseks kasutage:
Shift – järjestikuste failide valimiseks
Ctrl – üksikute failide valimiseks nimekirjast
Failid salvestatakse programmi andmebaasi ning avamisel laaditakse need arvutisse.
Pearaamatu kontode algsaldod
Sisestamine toimub töö alustamisele eelneva päeva seisuga.
Näide: kui alustate 01.01.2025, sisestage algsaldod seisuga 31.12.2024.Kontole "Aruandeaasta kasum" ei saa algsaldot sisestada.
Põhjus: programm arvutab selle aasta lõpus ise, kandes summa kontole „Eelmiste perioodide jaotamata kasum“.Kõik tulu- ja kulukontode saldod tuleb samuti algsaldos sisestada, et programm saaks õigesti arvutada aruandeaasta kasumi.
Import Excelist:
Klikkige nupule "Kontode algsaldode import".
Exceli tabeli veerud peavad olema: Konto, Deebet, Kreedit.
Kui kasutate dimensioone, lisage iga dimensiooni väärtuse jaoks eraldi konto rida ning veerg peab kandma dimensiooni nimetust (näiteks kulukoht, projekt), rida dimensiooni väärtuse koodi.
Konto | Deebet | Kreedit | Kulukoht | Projekt |
3000 |
| 100,00 | KK1 |
|
3000 |
| 20,00 |
| PR1 |
4000 | 120,00 |
|
|
|
Programmis on pearaamatu kontode allgsaldo all automaatne kontroll: kuvatakse deebet- ja kreeditpoole summad ning nende erinevus.
Salvestamine on võimalik ainult siis, kui deebet ja kreedit on tasakaalus.
Klientide, tarnijate ja aruandvate isikute algsaldod
Kuna pearaamatu algsaldod on kajastatud koondsummas, siis lisaks kontode saldodele tuleb eraldi välja tuua konkreetsete arvete saldod:
Müügiarved – ostjate laekumata arved (sh kliendi ettemaksed)
Ostuarved – tarnijatele tasumata arved (sh tarnijate ettemaksed)
Aruandvad isikud – nõuded ja võlad aruandvate isikute vastu
❗Import lisab uued read ega kirjuta olemasolevaid üle.
Kui soovite lisada uusi arveid olemasolevasse nimekirja, veenduge, et imporditavas failis on ainult need arved, mida veel ei ole sisestatud.
Müügiarvete algsaldod
💡Klientide laekumata arvete importimiseks algsaldosse peavad eelnevalt olema programmi imporditud või sisestatud klientide andmed.
Menüü: Seadistused → Finantsi seadistused → Algsaldod → Müügiarved
Exceli failist importimiseks klikkige "Müügiarvete algsaldode import" ja valige Excel-fail.
Faili veerud: Klient, Dokument, Kuupäev, Maksetähtaeg, Tasumata, Valuuta.
Kui müügiarvete nimekirjas on ka välisvaluutas arveid, lisage faili lisaks juurde veerg nimetusega Kurss.
Klient | Dokument | Kuupäev | Maksetähtaeg | Tasumata | Valuuta |
aktsiaselts Merit Tarkvara | 1 | 31.12.2024 | 07.01.2025 | 1200,00 | EUR |
Ostuarvete algsaldod
💡Tarnijatele tasumata arvete impordiks peab eelnevalt olema sisestatud või imporditud tarnijate nimekiri.
Menüü: Seadistused → Finantsi seadistused → Algsaldod → Ostuarved
Exceli failist importimiseks klikkige "Ostuarvete algsaldode import" ja valige Exceli fail.
Exceli failis peavad olema järgmised veerud: Tarnija, Dokument, Viitenumber, Kuupäev, Tähtaeg, Tasumata, Valuuta, Kurss, Osakond (kui on vaja).
Import lisab uued read ega kirjuta olemasolevaid üle.
Põhivarade algsaldod
Põhivarade algsaldosid saab menüüs Seadistused → Algsaldod → Põhivara:
Importida
Käsitsi sisestada
Oluline enne sisestamist või importimist:
Kontrollige põhivarade gruppe: Seadistused → Põhivarade grupid.
Veenduge, et põhivara grupil on sama
Vajadusel muutke või lisage uusi põhivarade gruppe.
💡Kui lisate uusi põhivara kontosid, tuleb lisada ka vastavad põhivara grupid menüüs Seadistused → Dimensioonid → Põhivarade grupid.
Põhivara algsaldo importimine Exceli failist
Põhivarasid saab Merit Aktivasse importida Exceli failiga. Fail peab olema vormistatud kindla struktuuri ja veergude pealkirjadega, et import õnnestuks.
Nõutavad veerud Exceli failis
Exceli tabel peab sisaldama järgmisi veerge:
Veeru pealkiri | Selgitus |
Number | Põhivara inventari number (unikaalne tunnus). |
Nimetus | Põhivara nimetus (maksimaalselt 50 sümbolit, koos tühikutega). |
Soetusmaksumus | Põhivara soetushind. |
Jääkm. lõpus | Viimase amortisatsiooniarvestuse jääkmaksumus. |
% määr | Kulumi arvestuse protsent aastas (numbrina, ilma "%" märgita, nt 20). |
Soetatud | Põhivara soetamise kuupäev. |
Arvestuse algus | Kulumi arvestuse alguse kuupäev Merit Aktivas. |
Põhivara konto | Põhivara konto number Merit Aktivas (nt 1820, 1830, 1832 jne). |
Osakond (valikuline) | Osakonna kood või nimetus, kui arvestust peetakse osakondade lõikes. |
Kulukoht (valikuline) | Kulukoha kood või nimetus, kui arvestust peetakse kulukohtade lõikes. |
Projekt (valikuline) | Projekti kood või nimetus, kui arvestust peetakse projektide lõikes. |
Asukoht (valikuline) | Asukoha nimetus, kui arvestust peetakse asukohtade lõikes. |
Vastutaja (valikuline) | Vastutava isiku nimi, kui arvestust peetakse vastutajate lõikes. |
Kohustuslikud ja valikulised veerud
Kohustuslikud: Number, Nimetus, Soetusmaksumus, Jääkm. lõpus, % määr, Soetatud, Arvestuse algus, Põhivara konto.
Valikulised: Osakond, Kulukoht, Projekt, Asukoht, Vastutaja.
Kui ettevõttes ei kasutata põhivarade arvestust osakondade, kulukohtade, projektide, asukohtade või vastutajate lõikes, jäta need veerud failist välja.
Tähtsad tähelepanekud
Põhivara konto peab olema Aktivas olemas.
Kui lisad uusi kontosid, pead lisama ka vastavad põhivara grupid.% määr sisesta ainult numbrina (ilma % märgita).
Nimetus ei tohi ületada 50 sümbolit (arvestatakse ka tühikuid).
Kuupäevad sisesta korrektse kuupäevaformaadiga (nt 31.12.2024).
Kontrollige, et kõik kohustuslikud väljad oleks täidetud ja andmed vastaksid programmi nõuetele.
Salvestage fail sobivas formaadis (XLS või XLSX).
⚠️Oluline! Põhivarade algsaldo tabeli lõpus on kontrolltabel, mis võrdleb pearaamatukonto saldot põhivara algsaldo tabeliga gruppide lõikes. Veenduge, et erinevuse veerus oleks nii soetusmaksumuse kui ka jääkväärtuste lõikes summa 0.
Laokaupade algsaldod
💡Laokaupade algsaldosid saab sisestada Lao sissetulekuna Ladu -> Lao liikumised all. Täpsem juhend siin.
Kontroll ja salvestamine
Pearaamatu algsaldod salvestuvad ainult siis, kui deebet ja kreedit on tasakaalus.
Klientide, tarnijate ja aruandvate isikute andmete õigsust kontrollib programm, võrreldes pearaamatu summasid ja sisestatud andmeid.
Kui kasutate importi, kontrollige enne faili, et seal poleks topelt ridu ega puuduvat infot.