Algandmeid saab Aktivasse importida Exceli failiga. Exceli failiga saab importida: klientide nimekirja, tarnijate nimekirja, põhivarasid, kontode algsaldosid.

Algandmete importimine on menüüs: Seadistused → Finantsi seadistused → Andmete import.

📍Exceli faili kohustuslikud veeru pealkirjad on juhendis eraldi välja toodud. Lisaks on juhendi lõpus exceli näidisfailid

Kontode algsaldode import

Koostage Exceli fail:

Veeru pealkiri	Selgitus
Konto	Konto number.
Tehingupartner	Tehingupartneri number (TP-kood).
Tegevusala	Tegevusala number.
Allikas	Allika number.
Rahavoog	Rahavoo koodi number.
Deebet	Deebetsumma.
Kreedit	Kreeditsumma.

Pearaamatu saldode exceli näidis:

Impordifaili ettevalmistamine

Soovitame esmalt salvestada Aktiva kontoplaani Excelisse ning teha vajalikud muudatused selles failis.

Korrastage Exceli fail nii, et alles jäävad ainult impordiks vajalikud veerud, mis on toodud ülalolevas tabelis;
eemaldage kontod, mida ettevõttes ei kasutata;
lisage kontod, mis on ettevõttes kasutusel, kuid kontoplaanist puuduvad.

Vajalikud muudatused kontodes

Enne algsaldode importimist tehke Exceli andmetes järgmised muudatused.

Pangakontod

NB! Aktivas ei kasutata pangakontona kontot 100100. Uue pangakonto lisamisel luuakse sellele automaatselt oma konto, näiteks:

10010001
10010002
jne.

Seega on igal pangakontol oma konto number.

Müügitulu kontod

Kui olete kontoplaani lisanud uusi müügitulu kontosid, lisage nende kohta ka vastavad read imporditavasse Exceli faili.

Varude kontod TP-koodide lõikes

Kui laoarvestust peetakse TP-koodide lõikes, tuleb kontoplaani lisada iga TP-koodi jaoks eraldi varude konto.

Näiteks:

Konto	Nimetus
10840001	Ostetud kaubad müügiks – 800599 Äriühingud
10840002	Ostetud kaubad müügiks – 900044 Holland

Varude konto kaardile tuleb määrata sellele kontole vastav TP-kood.

Sama varude konto tuleb valida ka laoartikli kaardil väljal „Varude konto“.

📍Kui sama kaupa ostetakse erineva TP-koodiga tarnijatelt, tuleb kasutada erinevaid varude kontosid ning vastavaid laoartikleid. See tagab korrektse laoarvestuse ja saldoandmiku koostamise.

Klientide impordifail

📍Klientide importimiseks koostage Exceli fail ainult juhul, kui olemasolevas programmis on kliendiandmed korrektsed.

Impordifaili veergude pealkirjad peavad vastama allolevas tabelis toodud nimetustele.

Veeru pealkiri	Selgitus
Nimetus	Kliendi nimi.
Rg-kood	Kliendi registrikood. Eraisiku puhul isikukood.
KMKR nr	Käibemaksukohustuslasest kliendi käibemaksukohustuslase number.
Kontakt	Kontaktisiku nimi või muu kontaktinfo (kuni 50 tähemärki). Kui müügiarve seadistustes on lubatud kontakti trükkimine arvele, kuvatakse see info ka arvel.
Telefon	Kliendi telefoninumber.
Telefon 2	Kliendi teine telefoninumber.
Aadress	Kliendi aadress.
Linn/asula	Kliendi linn või asula.
Sihtnumber	Kliendi sihtnumber.
Maakond	Kliendi maakond.
Riik	Kliendi riik. Riigi nimetus peab ühtima Merit Aktivas oleva riigi nimetusega (Seadistused → Üldised seadistused → Riigid).
Valuuta	Vaikimisi kasutatav valuuta kliendi müügiarvetel. Valuuta tähis peab ühtima Merit Aktivas seadistatud valuutaga (Seadistused → Üldised seadistused → Valuutad).
E-post	Kliendi e-posti aadress.
Lisainfo	Täiendav info, mis salvestatakse kliendi kaardi lisainfona.
Koduleht	Kliendi veebilehe aadress.
Maksetähtaeg päevades	Vaikimisi maksetähtaeg päevades.
Viivise %	Arvetele rakendatav viivise protsent.
Kliendi grupp	Kliendi grupi kood. Kasutatakse Pro ja Premium paketis. Kliendi grupid leiate menüüst Seadistused → Dimensioonid → Kliendi grupid.
Füüsiline isik või välisfirma	Sisestage väärtuseks True või False. Märkige True, kui klient on füüsiline isik (v.a FIE) või mitteresident, kellel puudub Eesti maksukohustuslase registrikood. Nende klientide arveid KMD INF lisas ei kajastata.
Pangakonto	Kliendi pangakonto, mida kasutatakse püsimakse arve edastamisel panka.
Pank	Pangakonto nimetus (Maksed → Pangad). Väärtus täidab kliendi kaardil välja „Panga info müügiarvel“. Kui väli on tühi, trükitakse arvele kõik pangakontod, mis on märgitud arvele trükkimiseks.
Näita võlasaldot	Sisestage väärtuseks True või False.
Müügiarve keel	Sisestage väärtuseks ET, EN, RU või FI (vastavalt eesti, inglise, vene või soome keel).
Viitenumbri alusnumber	Kui kliendile kasutatakse püsivat viitenumbrit, sisestage viitenumbri alusnumber. Selle alusel lisatakse kliendile alati sama viitenumber.
EInvOperator (püsimakse)	Võimalikud väärtused: Puudub, Pank (piiratud mahus e-arve), Pank (täismahus e-arve) või E-arved panka läbi Finbite. Määrab, kas ja kuidas edastatakse kliendile püsimakse e-arveid.
E-arve püsimakse tunnus pangas	Täitke juhul, kui püsimakse toimub püsimakse tunnuse alusel. Kui kasutatakse viitenumbrit, peab see väli jääma tühjaks.
Kood (tarbimiskoht)	Kasutatakse Telema EDI teenuse puhul.
GLN kood	Kasutatakse Telema EDI teenuse puhul.
Tehingupartner	Sisestage kliendi tehingupartneri (TP) number.

📍NB! Avaliku sektori ettevõtetes on tehingupartneri (TP) numbri täitmine kohustuslik kõikidel klientidel, sest seda kasutatakse pearaamatu kannetes ja saldoandmiku koostamisel.

Klientide impordi exceli näidis:

Tarnijate impordifaili ettevalmistus

Koostage Exceli fail olemasoleva raamatupidamisprogrammi tarnijate nimekirjast ainult juhul, kui seal olevad andmed on korrektsed. Vajadusel korrastage andmed enne importimist.

Kui olemasolevad andmed ei ole korrektsed või neid on vähe, soovitame tarnijad sisestada käsitsi.

📍Impordifaili põhjaks sobib kasutada ka Merit Aktivast eksporditud tarnijate nimekirja. Selleks avage menüü Ost → Tarnijad ning vajutage tarnijate nimekirja kohal paremal nuppu „XLS“. Avage loodud fail Excelis, täiendage seda vajalike andmetega, salvestage ning importige seejärel tagasi Merit Aktivasse.

Veeru pealkiri	Selgitus
Nimetus	Tarnija nimi.
Rg-kood	Tarnija registrikood. Füüsilise isiku puhul isikukood.
Kontakt	Kontaktisiku nimi või muu kontaktinfo.
Telefon	Tarnija telefoninumber.
E-post	Tarnija e-posti aadress.
Valuuta	Vaikimisi kasutatav valuuta ostuarvetel. Valuuta tähis peab ühtima Merit Aktivas seadistatud valuutaga.
Maksetähtaeg päevades	Tarnija arvetele vaikimisi rakendatav maksetähtaeg päevades.
Pangakonto	Tarnija pangakonto number.
Koduleht	Tarnija veebilehe aadress.
Viitenumber	Tarnija püsiv viitenumber, kui seda kasutatakse.
Aadress	Tarnija aadress.
Linn/asula	Tarnija linn või asula.
Maakond	Tarnija maakond.
Sihtnumber	Tarnija sihtnumber.
Riik	Tarnija riik. Riigi nimetus peab ühtima Merit Aktivas oleva riigi nimetusega (Seadistused → Üldised seadistused → Riigid).
Telefon 2	Tarnija teine telefoninumber.
Lisainfo	Täiendav info tarnija kaardile.
Viivise %	Tarnijale määratud viivise protsent.
KMKR nr	Käibemaksukohustuslase number.
KM kohustuslane	Sisestage väärtuseks True või False, sõltuvalt sellest, kas tarnija on käibemaksukohustuslane.
Tarnijagrupp	Tarnijagrupi kood, kui ettevõttes kasutatakse tarnijagruppe.
Võlgnevus	Tarnija algvõlgnevus, kui see imporditakse koos tarnijate andmetega.
Manus	Faili või dokumendi viide, kui seda kasutatakse.
SWIFT/BIC	Tarnija panga SWIFT/BIC kood.
Mitteaktiivne	Sisestage väärtuseks True või False, sõltuvalt sellest, kas tarnija on mitteaktiivne.
Tehingupartner	Sisestage tarnija tehingupartneri (TP) number.

📍Avaliku sektori ettevõtetes on tehingupartneri (TP) numbri täitmine kohustuslik kõikidel tarnijatel, sest seda kasutatakse pearaamatu kannetes ja saldoandmiku koostamisel.

Tarnijate impordi exceli näidis:

Artiklite impordifaili ettevalmistus

Koostage artiklite nimekiri Excelis või kasutage olemasolevat artiklite nimekirja, kui selles olevad andmed on korrektsed.

Artiklite impordi põhjaks sobib kasutada ka Merit Aktivast eksporditud Exceli faili. Selleks avage menüü Müük / Ost / Ladu → Artiklid ning vajutage paremal nuppu „XLS“. Täiendage faili vajalike andmetega, salvestage ning importige seejärel tagasi Merit Aktivasse.

veenduge, et Exceli veergude pealkirjad vastavad impordimallile;
kontrollige, et imporditavas failis kasutatud kontod vastavad Aktiva kontoplaanile;
eemaldage artiklid, mida enam ei kasutata;
kontrollige, et kõik imporditavas failis kasutatud mõõtühikud on programmis olemas.
Vajadusel lisage puuduvad mõõtühikud menüüs: Seadistused → Üldised seadistused → Mõõtühikud;
kontrollige, et kõik imporditavas failis kasutatud kontod on Aktiva kontoplaanis olemas ning nende sisu vastab imporditavatele andmetele.

📍Artikli kood võib olla maksimaalselt 20 tähemärki.

Artikli nimetus võib olla maksimaalselt 150 tähemärki (koos tühikutega).

Artiklite importimine

Artiklite importimiseks avage menüü:

Seadistused → Finantsi seadistused → Andmete import → Artiklite import

Laadige ettevalmistatud Exceli fail üles.

📍 Importi võib korrata mitu korda. Kui failis on sama koodiga artikkel, kirjutatakse olemasoleva artikli andmed impordi käigus üle

Artiklite impordi exceli näidis:

Põhivarade impordifaili ettevalmistus

Koostage Exceli fail kohustuslike veergude pealkirjadega:

Veeru pealkiri	Selgitus
Inventari number	Põhivara inventari number (unikaalne tunnus).
Nimetus	Põhivara nimetus (maksimaalselt 50 sümbolit koos tühikutega).
Soetusmaksumus	Põhivara soetusmaksumus.
Jääkmaksumus	Põhivara jääkmaksumus importimise hetkel.
Kulumi % aastas	Kulumi arvestuse protsent aastas. Sisestage ainult number, ilma `%` märgita (nt 20).
Soetatud	Põhivara soetamise kuupäev.
Kulumi alguskuupäev	Kulumi arvestuse alguse kuupäev Aktivas. Näiteks kui põhivara on soetatud 14.06.2023, kuid Merit Aktiva kasutamist alustatakse 01.01.2026, siis sisestage kulumi alguskuupäevaks 01.01.2026.
Põhivara grupp	Põhivara grupi nimetus Aktivas. Põhivarade grupid leiate menüüst Seadistused → Dimensioonid → Põhivarade grupid.
Osakond (valikuline)	Osakonna kood, kui põhivarade arvestust peetakse osakondade lõikes.
Kulukoht (valikuline)	Kulukoha kood, kui põhivarade arvestust peetakse kulukohtade lõikes.
Projekt (valikuline)	Projekti kood, kui põhivarade arvestust peetakse projektide lõikes.
Asukoht (valikuline)	Asukoha nimetus, kui põhivarade arvestust peetakse asukohtade lõikes.
Vastutaja (valikuline)	Vastutava isiku nimi, kui põhivarade arvestust peetakse vastutajate lõikes.
Tegevusala	Sisestage tegevusala kood. Väli on kohustuslik. Põhivara kaardil olevat tegevusala koodi kasutatakse amortisatsiooni arvestamisel amortisatsiooni kontol.
Rahavoog	Sisestage rahavoo koodiks 11, sest seda kasutatakse amortisatsiooni kandes põhivara kogunenud kulumi kontol.