Merit Aktivas saab teha raamatupidamist riigiraamatupidamiskohustuslastele. Selleks on lisatud ettevõtte tüüp „Avalik sektor“, mida saab valida uue ettevõtte loomisel tasuta või Premium paketis.
Avaliku sektori algseade sisaldab avaliku sektori ettevõtetele üldeeskirjadega kehtestatud kontoplaani ja klassifikaatoreid (Aktivas nimetatakse dimensioonideks): tehingupartner, tegevusala, allikas, rahavoog.
Täiendavalt on võimalik kasutusele võtta piiramatul arvul dimensioone ettevõtte enda tarbeks tulude-kulude analüüsiks.
Lisaks tavapärastele aruannetele on võimalik koostada aruannet „Saldoandmik“, "Makseandmik" ja importida need XML-failiga Rahandusministeeriumi infosüsteemi.
Mittekäibemaksukohustuslased ettevõtted saavad koostada kasumiaruannet, milles on kulud kajastatud koos käibemaksuga, kuigi saldoandmikus on kulud ilma käibemaksuta ja käibemaks on eraldi kontol.
Ettevõte saab valida, kas kasumiaruande nimetuseks on kasumiaruanne või tulemiaruanne.
Täiendavalt on kasutaja käsutuses kõik Aktiva automaatikad ja Premium paketi võimalused, sh e-arvete saatmine ja vastu võtmine; otseühendused pankadega; perioodiliste arvete koostamine; pakkumiste, tellimuste koostamine; ostuarvete kinnitusring jpm.
Kuidas alustada:
Lisage ettevõte tüübiga „Avalik sektor“
Importige algandmed: kliendid, tarnijad, põhivarad (Seadistused > Finantsi seadistused > Algandmete import). Algandmete import on eraldi juhendis
Kui selguvad aasta lõpu saldod, siis importige ka klientide/tarnijate võlgnevused, kontode algsaldod (Seadistused > Finantsi seadistused > Algsaldod)
Korrastage kontoplaan: märkige linnukesed veergu „Pole aktiivne“ nendele kontodele, mida teie ettevõte ei kasuta (Seadistused > Finantsi seadistused > Kontoplaan)
Lisage vajadusel kontoplaani allkontosid nt detailsemaks kohustiste jälgimiseks või tulude ja kulude analüüsiks või eelarve täitmise jälgimiseks (vt allpool juhendist)
Märkige konto kaartidele linnukesed „Näita töölaual“, mille käibeid või saldosid tahate töölaual jälgida, nt müügitulude kontod.
Lisage puuduvad ostuartiklid ja kustutage mittevajalikud
Lisage vajalikud müügiartiklid
Ettevõtte lisamine
Uue ettevõtte lisamisel valige ettevõtte tüübiks „Avalik sektor“. Ettevõtte andmetes täitke kindlasti ära:
enda ettevõtte TP-kood;
ettevõtte põhiline tegevusala, mida programm pakub vaikimisi dokumentidele ja pearaamatu kannetes, sh palgakande importimisel.
Kui ettevõttel on palju tegevusalasid ja ükski neist ei ole ülekaalus, siis võib tegevusala valiku täitmata jätta.
Kontoplaan
Avaliku sektori kontoplaan on 6-kohaline.
Uusi 6-kohalisi kontosid ei ole mõistlik juurde lisada, kuna Saldoandmik ei toeta üldeeskirjade väliseid kontokoode.
Küll aga soovitame ise lisada allkontosid, näiteks:
kohustiste detailsemaks jälgimiseks;
tulude ja kulude analüüsiks.
Saldoandmik koostatakse alati automaatselt 6-kohaliste kontode järgi.
Kontoplaanis on vastavalt üldeeskirjadele määratud seosed:
milliste kontode korral millised dimensioonid on kohustuslikud;
millised dimensioonid on keelatud.
Allkontode lisamine
Toimi järgmiselt:
Muuda konto kood 6-kohalisest pikemaks, näiteks lisa lõppu „01“, et saada 8-kohaline kood. Salvesta.
NB! Kontode koode saab muuta ka siis, kui kontot on juba kannetes kasutatud, muudatus rakendub automaatselt kõikides kannetes.Ava muudetud konto ja vajuta „Kopeeri“. Lisa nii palju allkontosid, kui vaja. Kopeerimisel võetakse kaasa ka dimensioonide kohustuslikkused.
Kui allkontod on loodud, lisa üldeeskirjadega määratud 6-kohaline konto tüübiga „Üldine“.
Allkontode ja üldise konto esimesed 6 numbrit peavad olema samad.
📍Ära unusta üldist kontot lisada! Vastasel juhul ei saa koostada korrektset saldoandmikku.
Kontoplaani näited
Konto 100100 – Arvelduskontod pankades on algseades muudetud üldiseks kontoks. Ettevõtte lisamisel luuakse automaatselt konto 10010001 – … Pank, mis võimaldab pidada pankade tehinguid eraldi kontodel.
Kui ettevõttes on kasutusel mitu kassat:
lisa uus kassa nupust „Lisa kassa“ (ülemisel ribal);
uus konto luuakse koodiga 10000002;
muuda algse kassa konto koodiks 10000001;
seejärel lisa uus üldine konto 100000 – Kassa, tüübiks „Üldine“.
Tehingupartnerid
Tehingupartnerite nimekiri ei ole riigi raamatupidamiskohustuslaste nimekiri, vaid unikaalsete TP-koodide nimekiri.
Näpunäited:
Kui otsite näiteks Viljandi maakonnas asuvat asutust, sisestage otsingusse Viljandi.
Ettevõtted, kellel on unikaalsed TP-koodid, on nimekirjas ettevõtte nimetuse järgi.
Müügi- ja ostuarvete sisestamine
📍Kõikide klientide ja tarnijate kaartidel peavad olema määratud TP-koodid. Soovitame need lisada juba andmete importimise failis.
Arve lisamisel täidetakse automaatselt arve päises:
TP-kood;
tegevusala, kui see on ettevõtte kaardil määratud.
Pearaamatu kannetele lisatakse vastavalt kontode seadistusele kohustuslikud dimensioonid.
Arve ridadel saab kasutada summade jagamist erinevate dimensiooniväärtuste vahel ainult dimensiooni „Tegevusala“ korral.
Samuti saab summade jagamist teha:
kulukohtade,
projektide,
enda lisatud dimensioonide lõikes.
📍TP-koodi, allika ja rahavoo puhul ei saa summat jagada mitme dimensiooniväärtuse vahel.
Käibemaksu arvestus
Kui ettevõte on käibemaksukohustuslane, kasutatakse klassikalist käibemaksuarvestust:
käibedeklaratsiooni koostamisel tehakse sulgemiskanne müügi- ja sisendkäibemaksu kontodele;
arvele võetakse tasumisele kuuluv käibemaks või ettemaks.
Kui ettevõte ei ole km-kohustuslane:
ostuarvetel pakutakse automaatselt käibemaksumäära „Riigisektori käibemaks kuludesse“, nt „24% R“;
vajadusel saab selle asendada edasiantava käibemaksuga 24% RE;
ei tohi käsitsi valida „tavalisi“ käibemaksumäärasid 24% või 9%;
ei ole vaja muuta ostuartiklite käibemaksumäärasid 24% → 24% R.
Kasumiaruanne mittekm-kohustuslasel on võimalik koostada kahel viisil:
kulud ilma käibemaksuta;
kulud koos käibemaksuga.
Palgakanne
Kui ettevõte kasutab Merit Palka, saab palgakande importida failist või kirjutada API kaudu. Importimisel täidab programm automaatselt kande ridadele kohustuslikud dimensioonid:
TP kood võetakse konto kaardilt
Tegevusala võetakse ettevõtte andmetest, kui see on seal määratud
Kui kasutate mõnda muud palgaarvestuse tarkvara, kus ei ole võimalik palgakannet koostada, siis:
Sisestage esimene palgakanne käsitsi
Järgnevateks kuudeks kopeerige eelnevalt koostatud kanne
Põhivarade arvestus ja rahavoo koodid
Rahavoo koodide määramine:
Ettevõtte kaardil määratakse rahavoo koodid järgmisteks tehinguteks: mahakandmine, ümberhindamine, ümberklassifitseerimine
Põhivara kaardil saab määrata rahavoo koodi amortisatsiooni kannete jaoks
Ostu- ja müügiarvel tuleb rahavoo kood valida käsitsi arve päises ning märkida linnuke „Põhivara ost” või „Põhivara müük”
Programmis:
Saldoandmikus pannakse aasta alguse saldodele automaatselt rahavoo kood „00“
Aasta lõpu sulgemiskandeid ega aasta alguse saldo kandeid ei ole Aktivas vaja koostada
TP-koodide kasutamine:
Põhivara kaardil tuleks määrata TP-kood juhul, kui vara võetakse arvele ümberklassifitseerimise teel
Tegevusala koodi kasutatakse amortisatsiooni ja mahakandmise puhul
Põhivara müügil koostab programm automaatselt kõik vajalikud kanded:
Müügitulu
Nõuded ostjate vastu
Soetusmaksumus
Kogunenud kulum
Müüdud põhivara jääkmaksumus
📍Oluline teada: Kuna kliendi ja tarnija kaardiga saab siduda ainult ühe võlgnevuskonto, siis kasutatakse põhivara müügi ja ostu korral kontosid 103000 ja 201000.
Kui kuu lõpus jääb üles võlgnevus, tuleb koostada käsitsi kanne:
Näide ostul:
Db 201000 + TP-kood,Kr 201010 + TP-koodTasumise kuul tuleb teha vastupidine kanne
Laokaupade omahinna arvestus TP-koodide lõikes
Kui soovite pidada laoarvestust TP-koodide lõikes, toimige järgmiselt:
Loo erinevad allkontod kontodele 108100 ja 108400 – iga TP-koodi jaoks eraldi
Allkonto kaardil määra kindlasti seotud TP-kood
Nimetuses võiks TP-kood ka kirjas olla, nt „Tooraine – Äriühingud“
Laoartikli kaardil vali vastav varude konto, mis vastab tarnija TP-koodile
Kui ühte ja sama kaupa ostetakse erinevate TP-koodidega tarnijatelt, loo eraldi artiklikaardid
Kui erinevatelt äriühingutelt (ühe TP-koodiga) ostetakse sama kaupa, võib kasutada sama artiklikaarti.
Kui aga erinevate sektorite tarnijatelt, siis tuleb luua erinevad kontod ja artiklikaardid.
Müüdud kauba ostuhinna kontodel ei ole vaja eraldi arvestust pidada – programm kasutab varude kontol määratud TP-koodi automaatselt.
Lao seisu kontroll: lao saldot TP-koodi lõikes saad vaadata aruandest „Lao seisu kontrollaruanne“.
Arvestuses kasutatakse FIFO meetodit.
Täiendavate dimensioonide kasutamine
Kui kasutate ettevõttes täiendavaid dimensioone (nt kulukohad, projektid vms), siis määrake igal kontol, kas dimensiooni kasutamine on:
Keelatud
Kohustuslik
Ära jäta valikut „Piirang puudub“, sest see võib põhjustada dimensioonide lisamist bilansikontodele, kus neid pole vaja (nt 103000, 201000 jmt).
Eelmiste perioodide jaotamata kasum
Avaliku sektori kontoplaanis on olemas vahekonto:
298009 – Vahekonto – akumuleeritud üle-/puudujääk
Põhjus: Aktivas kantakse eelmise aasta tulemus automaatselt kontole 298000 või 298001, mis vajab TP-koodi.
Kuna seda kande osa programm ei oska TP-koodiga automaatselt teha, siis kasutatakse vahekontot.
📍Kasutaja peab:
Enne jaanuari saldoandmiku esitamist koostama pearamatu kande
Kandes viiakse summa kontolt 298009 üle kontole 298000 või 298001, koos TP-koodiga
