Kiire ülevaade
Mida saate teha? Vastu võtta EDI tellimusi ja saata EDI arveid läbi Telema.
Kus see töötab? Merit Aktiva Premium paketis.
Mida on vaja enne alustamist? Kehtiv leping Telemaga ning korrektsed koodid (GLN / tarbimiskoht).
Teenuse kirjeldus
Telema EDI teenus on elektroonsete kaubadokumentide vahetamise lahendus. Merit Aktivas võimaldab see teenus Telema kaudu vastu võtta EDI tellimusi ja saata EDI arveid.
Eeldus
Teenuse kasutamiseks peab olema sõlmitud leping Telemaga.
Telema EDI funktsionaalsus on kasutatav Merit Aktiva Premium paketis.
Mõisted
EDI – elektrooniline andmevahetus (nt tellimused ja arved).
GLN kood – GS1 poolt väljastatav globaalne asukoha number; kasutatakse osapoolte ja tarbimiskohtade üheseks tuvastamiseks.
Tarbimiskoha kood – asukoha/üksuse identifikaator juhul, kui GLN-i ei kasutata (nt konkreetne kauplus või osakond).
Seadistamine Merit Aktivas
Lülita Telema EDI sisse
Menüü Seadistused -> E-arvete jm integratsioonide seadistus -> E-arvete operaator Telema
Lisage linnuke lahtrisse "Lisaks müügiarvete saatmisele e-arvena soovin kasutada ka Telema EDI teenust (elektroonset kaubatehingute vahenduse teenust). Täiendavalt on vajalik aktiveerida EDI arvete saatmine ka nende klientide kaartidel, kellega oled vastava lepingu sõlminud."
Täida enda ettevõtte andmed
Ava menüü:
Seadistused -> Ettevõtte andmed
ja täida järgmised väljad:
GLN kood – ametlik GS1 poolt väljastatav globaalne asukoha number. Kui teie ettevõttel on olemas ametlik GLN, siis lisage see GLN koodi väljale.
Kood (tarbimiskoht) – täitke oma ettevõtte registrikoodiga
Seadista kliendid (kliendikaardid)
Ava menüü: Müük -> Kliendid
Täitke iga Telema kaudu ühendatava kliendi (või kliendi asukoha) kaardil:
GLN kood – ametlik GS1 poolt väljastatav globaalne asukoha number. Kui teie kliendil on olemas ametlik GLN, siis lisage see GLN koodi väljale.
Kood (tarbimiskoht) – kui kliendil GLN puudub, määrake tarbimiskoha kood. Need Merit Aktivasse sisestatud koodid tuleb sisestada ka Telema Portaalis partnerite lehel.
Telema EDI arvete vastuvõtja – märkige linnuke, kui soovite sellele kliendile Telema kaudu saata EDI arveid.
Oluline kliendi asukohtade kohta
Kliendikaart tuleb luua igale kliendi asukohale (kauplus, osakond jms), kellega soovid EDI dokumente vahetada.
Näide: kui tarnite ühe jaeketi mitmesse kauplusesse, peab iga kauplus olema sisestatud eraldi kliendina.
Genereeri API võti ja edasta Telemale
Et Telema EDI tellimused jõuaksid Telemast Aktivasse, tuleb genereerida API võti.
Tee nii:
Avage: Seadistused -> API seadistus.
Sisestage uue võtme kommentaari lahtrisse viide Telema EDI kohta, et tulevikus oleks arusaadav, mille jaoks see võti on koostatud.
Koostage API ID ja API võti.
Edastage API andmed Telemale, et nad saaksid Telema keskkonnas seadistused lõpuni teha.
API andmed saad edastada Telema Portaali kaudu või e-posti teel: [email protected].
Igapäevane töövoog
Kui seadistused on tehtud ja Telema on kinnitanud ühenduse, hakkavad kliendi tellimused automaatselt saabuma.
Tellimused tulevad menüüsse: Müük -> Pakkumised.
Arve tegemiseks tellimusest peab tellimuse staatus olema "kinnitatud".
Tee müügiarve tellimuselt (pakkumiselt), et EDI arve sisaldaks tarnekuupäeva ja tellimuse numbrit.
Kui tellimus ei tule elektrooniliselt
Kui kliendi tellimust ei laeku EDI kaudu, sisestage see pakkumisena/tellimusena käsitsi (mitte otse müügiarvena).
Ainult otse tellimuselt arve tegemisel on võimalik EDI arvega kaasa panna tarne kuupäev ja tellimuse number (otse müügiarvel neid välju sisestada ei saa).
Partii andmete lisamine müügiarvele
Kui tellimuselt on tehtud müügiarve, saad enne arve saatmist lisada arve ridadele käsitsi partii numbri ja säilivuskuupäeva.
Telema EDI kasutamise korral on võimalik artikli kaardil määrata säilivusaeg (päevades). Kui artikli kaardil on reale "Säilivusaeg (päevades)" sisestatud päevade arv (0-999), siis täidetakse selle alusel müügiarvel automaatselt väli „Säilivus kuup.“. Kuupäev leitakse dokumendi kuupäev + säilivusaeg päevades.
❗Merit Aktivas ei ole automaatset partiiarvestust – partii andmed tuleb sisestada käsitsi.
Ühel arvereal saab olla info ainult ühe partii kohta. Kui samal kaubal on mitu partiid, jagage kaup mitmele reale ja sisestage igale reale vastav partii.
Väljad Partii nr. ja Säilivus kuup. on olemas kõigil müügiarvetel (ka neil, mis ei liigu Telema EDI kaudu). Muude arvete korral võib need väljad vajadusel tühjaks jätta.
Kontrollnimekiri
Enne kasutuselevõttu
Leping Telemaga on sõlmitud.
Telema operaator on sisse lülitatud (Seadistused -> E-arvete jm integratsioonide seadistus -> Telema).
Ettevõtte enda andmetes on GLN (kui olemas) ja tarbimiskoha kood (registrikood).
Iga kliendi asukoha jaoks on loodud eraldi kliendikaart millel on GLN/tarbimiskoha kood täidetud ning Telema EDI arvete vastuvõtja linnuke sisse lülitatud.
Meritis sisestatud tarbimiskoha koodid on sisestatud ka Telema Portaalis partnerite lehel.
API ID ja API võti on genereeritud ning Telemale edastatud.
Telema on kinnitanud, et ühendus on aktiveeritud.
Igapäevaseks kasutamiseks
Kontrollige, et tellimused saabuvad menüüsse Müük -> Pakkumised.
Kinnitage tellimus (staatus: kinnitatud) enne arve tegemist.
Koostage müügiarve tellimuselt/pakkumiselt.
Lisage vajadusel partii nr. ja säilivuskuupäev müügiarve ridadele.
Saatke EDI arve kliendile Telema EDI kaudu.
Tõrkeotsing ja tugi
Kui tellimusi ei laeku: kontrolli, et Telema operaator on sisse lülitatud, API andmed on Telemale edastatud ja koodid ühtivad Telema portaalis.
Kui konkreetse kliendi EDI ei tööta: veendu, et kliendikaardil on õige GLN või tarbimiskoha kood ning kliendile on märgitud Telema EDI arvete vastuvõtja linnuke.
Abi saamiseks: Telema tugi [email protected] või Telema Portaal.