Kinnitusringi funktsioon võimaldab kontrollida ja kinnitada saabunud ostuarveid enne, kui need raamatupidamises kajastatakse.
See on kasulik tööriist arvetega seotud töövoogude korraldamiseks, eriti suuremas ettevõttes.
Eeldused kinnitusringi kasutamiseks
Kinnitusringi kasutamiseks peab ettevõttel olema kas Pro või Premium pakett.
Kinnitaja saab olla:
tasuline lisakasutaja
peakasutaja
Kinnitusringi aktiveerimine
Avage Seadistused → Ettevõtte andmed.
Märkige linnukesega valik „Ettevõttes on kasutusel kinnitusring“.
💡Kui kinnitusring on aktiveeritud, ei saa ühtegi arvet ostuarveks salvestada enne, kui see on kinnitatud vähemalt ühe kinnitaja poolt.
Kinnitaja õiguste määramine
Avage Seadistused → Kasutajad.
Lisage uus kasutaja kui kasutajat pole veel lisatud.
Valige kasutaja ja avage tema kasutajaõigused "muuda" nupul vajutades.
Kui kasutajal pole veel tasulise lisakasutaja õigusi, lisage linnuke "Lisakasutaja (tasuline)" ette.
Enne kasutajaõiguste muutmist saate lisakasutajale osta mugavalt litsentsi iseteenindusest: https://iseteenindus.merit.ee/
Seadistage järgmised valikud vastavalt vajadusele:
E-ostuarvete kinnitaja
Kui see on märgitud, määratakse kasutaja automaatselt kõigi saabuvate ostuarvete kinnitajaks. Kui soovitakse kinnitaja käsitsi määrata, jätke see märkimata.Saada kinnitamiseks automaatne teade e-mailile
Kinnitaja saab iga saabunud arve kohta automaatse e-kirja, mille kaudu saab arve kinnitada, tagasi lükata või lisada kommentaari.Näita vaikimisi ainult kinnitamata arveid
Kinnitaja näeb vaikimisi ainult neid arveid, kus ta on määratud kinnitajaks ja mis pole veel kinnitatud.Näita kasutajale ainult tema salvestatud dokumente dokumentide nimekirjades
Kasutaja näeb ainult enda poolt salvestatud dokumente.
Täiendavad võimalused Premium paketis
Kui ettevõttel on Premium pakett, saate seadistada ka järgmised õigused:
Näita kasutajale ainult tema poolt kinnitatud ostuarveid
Kasutaja näeb kinnitamata ostuarvetes ainult neid arveid kus ta on kinnitajaks määratud ja ostuarvete nimekirjas neid arveid, millel on tema kinnitus olemas.Kasutajal on keelatud kinnitamata ostuarvet salvestada ostuarveks
Kasutajal ei ole õigust kinnitamata ostuarvet ostuarveks salvestada.
Arvete kinnitamine
Arveid saab kinnitada kahel viisil:
E-kirja kaudu
Kui arve saabub ja kinnitaja on määratud, saadetakse talle automaatne e-kiri. E-kirja kaudu saab arve avada, kinnitada, tagasi lükata või lisada kommentaari.Programmi sees
Avage Ost → Kinnitamata ostuarved, leidke soovitud arve, avage see ja tehke vajalik toiming – kinnitage, lükake tagasi ja lisage kommentaar. Vajadusel saab määrata järgmise kinnitaja, täiendada arve sisu ja salvestada arve ostuarveks (kui kasutaja õigused seda lubavad).Kinnitada saab ka mitmekaupa, selleks märgi kinnitatavad arved linnukesega ja klõpsa "kinnita".
💡Kui arve saabub ilma tarnijata (süsteem ei tuvasta automaatselt tarnijat), siis kinnitamise teadet meilile ei saadeta enne, kui tarnija on käsitsi lisatud.
Kui soovite kinnitusringi seadistust ja kasutamist näha samm-sammult, vaadake ka videojuhendit 🎥.