Merit Aktivas on võimalik saata klientidele saldoteatisi ja meeldetuletusi eesti, inglise ja soome keeles. Teatiste keel määratakse kliendikaardil märgitud keele alusel. Kõik teatiste tekstid on muudetavad ja kohandatavad vastavalt ettevõtte vajadustele.
Saldoteatiste ja meeldetuletuste tekstide seadistamine
Saldoteatiste ja meeldetuletuste tekstid asuvad menüüs Seadistused -> Üldised seadistused -> Saldoteatiste, meeldetuletuste jm tekstid.
Teksti muutmine: tee topelt klõps saldoteatise või meeldetuletuse real, et avada ja muuta kogu tekst.
Vaikimisi sõnum e-maili saatmisel:
veenduge, et väli „Vaikimisi sõnum e-mailiga saatmisel“ ei jääks tühjaks. Tühja sisuga kirjad võivad sattuda rämpsposti ja adressaadini ei pruugi kiri jõuda.Keele valik: tekstid on saadaval eesti, inglise ja soome keeles. Saatmisel kasutatakse keelt, mis on märgitud kliendi kaardil müügiarve keeleks.
Uue teatise lisamine: vajutage nupule + Lisa uus võlateatis.
Saldoteatiste ja meeldetuletuste koostamine
Saldoteatiste ja meeldetuletuste koostamine menüüs Müük -> Saldoteatiste ja meeldetuletuste saatmine.
Valikud aruande koostamisel
Aruande liik: valige, kas koostate saldoteatise või meeldetuletuse.
Kuupäev: märkige kuupäev, mis seisuga teatis koostatakse.
Detailsusaste:
Detailne: näitab võlgnevusi arvete lõikes.
Üldine: näitab võlgnevusi klientide lõikes.
Detailne koos ettemaksuarvete võlgnevustega: Premium paketi funktsioon näitab ka tellimuste ja ettemaksude võlgnevusi. Tellimuste ja ettemaksuarvete võlad lisatakse aruandesse, kui nende staatus on „Saadetud“ või „Kinnitatud“.
Minimaalne summa: määrake võlgnevuse alampiir, millest alates saadetakse teatis.
Ületatud päevi: makse tähtpäevast ületatud päevade arv.
Kliendi/kliendigrupi filter: võimaldab koostada aruanne konkreetse kliendi või kliendigruppi kohta.
Kui kõik väljad on täidetud, vajutage "Koosta aruanne". Ekraanile kuvatakse nimekiri klientidest, kellele teatis koostatakse.
Teatiste saatmiseks klikkige "Saatmise eelvaade".
💡Kui soovite mõnele kliendile teatise saatmist vältida, eemaldage tema nime eest märkeruut veerus „Märgi“.
Teatiste saatmise võimalused
Valida saab kolme saatmisviisi:
E-post
Kui kliendi kaardil on e-posti aadress, saadetakse teatis e-kirjaga.
Saatmiseks vajutage nuppu "Saada e-postiga".
Printer (kõik võlateatised)
Kõik koostatud teatised salvestatakse PDF-formaadis, mida on võimalik printida.
PDF koondfaili koostamiseks klikkige "Koosta koondfail".
Printer (ilma e-postita võlateatised)
PDF-formaadis võlateatiste koondfaili lisatakse vaid nende klientide teatised, kellel ei ole e-posti aadressi.
Vajutage "Koosta koondfail", et koostada PDF-id.
E-mailiga saadetud teadete jälgimine
Saadetud teatise ajalugu saate vaadata menüüs Müük -> E-postiga saadetud saldoteatised/ meeldetuletused.
Aruandes näidatakse:
Kliendi nimi
Saatmise kuupäev
Kommentaar: aruande liik, saaja e-posti aadress, arve numbrid
Saada endale e-kirja koopia
Kui soovite saada koopiat igast saadetud teatisest:
Minge menüüsse: Seadistused -> Üldised seadistused -> E-posti seadistused.
Lisage oma e-posti aadress Koopia (CC) või Pimekoopia (BCC) reale.