Klientide nimekiri
Programmi menüü ribal vali "Müük"
Seejärel klõpsa "Klient"
Avaneb olemasolevate klientide nimekiri
Uue kliendi lisamine
Vajuta paremas ülanurgas "Uus klient"
💡Juriidilisest isikust kliendi lisamisel toimub automaatne päring Äriregistrist. Seega kui sisestada uue kliendi nime, hakkab programm pakkuma sarnaste nimedega ettevõtteid. Klikkides sobiva nime peal, täidetakse automaatselt kliendi kaardil registrikoodi, käibemaksukohustuslase numbri ja aadressi väljad.
Andmed kliendi kaardil
Täitmiseks on saadaval järgmised väljad:
Nimi – ettevõtte või isiku nimi
Registrikood – äriregistri kood või isikukood
KMKR number – käibemaksukohustuslase number (vajadusel)
Aadress – postiaadress
E-post – kliendi e-posti aadress
Telefon – kliendi telefoninumber
Koduleht – kliendi kodulehe aadress.
Maksetähtaeg – vaikimisi on näidatud maksetähtaega, mis on määratud müügiarvete seadistuses. Maksetähtaega võib muuta ning konkreetse kliendi puhul kasutatakse müügiarvete tegemisel kliendi kaardil märgitud maksetähtaega.
Riik – vajadusel vali rippmenüüst
Valuuta – kliendi kaardil määratud valuutat pakutakse vaikimisi müügiarve koostamisel.
Müügiarve keel - müügiarveid saab väljastada eesti, inglise, soome ja vene keeles. Keele valik tehakse kliendi kaardil. Programmi töökeele muutmine ei ole vajalik.
💡 Soovi korral võid täita ka täiendavad väljad nagu kontaktisik, pangakonto andmed, märkused jne.
Kui kõik vajalikud andmed on sisestatud, vajuta "Salvesta"
Klient ilmub nüüd klientide nimekirja ja on valmis kasutamiseks arvetel või maksetes
💡 Kui lisad eraisiku või välisfirma, märgi linnuke "Füüsiline isik või välisfirma"
Uue kliendi lisamine otse müügiarvel
Kliendi lisamiseks otse müügiarvel täida Kliendi kaart kliendi valiku nimekirja järel vajutades "Lisa".
Aktivas Pro ja Premium paketis saab kliente käsitleda gruppide lõikes. Kliendigruppe saab lisada menüüs Seadistused -> Dimensioonid -> Kliendi grupid -> Uus kliendi grupp. Kliendi grupile saate seadistada püsikommentaarid enne ja pärast arve ridu ning arve kujunduse vormi. Kliendid määratakse kliendigruppidesse kliendi kaardi väljal „Kliendi grupp“.
Kliendi andmete muutmine ja arhiveerimine
Ava soovitud kliendi kaart programmi menüüst Müük -> Klient
Tee soovitud muudatused: kontakt, arveldusaadress, e-post jm
Muudatuste salvestamiseks klõpsa "Salvesta"
💡 Kui see klient ei ole enam sinu klientide hulgas, tee ta "mitteaktiivseks" klikkides kliendi kaardil vastavalt linnukese reale „mitteaktiivne“. Mitteaktiivseid kliente ei tule müügiarve koostamisel klientide nimekirjas valikusse, kuid aruannete koostamisel on kliendi filtri juures mitteaktiivne klient valitav, seega aruandeid saab koostada ka mitteaktiivsete klientide kohta.
Täiendavad andmeväljad kliendi andmetes
Märkused – kliendi kaardile saab sisestada märkusi näiteks kliendiga suhtluse kohta („Helistasin võlgnevuse pärast, lubas tasuda järgmisel nädalal …“). Sisestatud märkuste ajalugu jääb märkuste lehele alles.
Lisainfo – kasutaja enda jaoks kasutatav infoväli, nt lepingu numbri märkimiseks
Kontakt – kliendi esindaja kontaktandmed. Kontakti info kuvatakse ka müügiarve vaates. Kui müügiarve seadistustes on märgitud „Trüki arvele kliendi kontaktisik“, siis märgitakse vastav info ka kliendile esitatavale arvele.
Maksja – arvele on lisaks saajale võimalik märkida maksja. Kliendi kaardile eelnevalt märgitud maksja info tuuakse automaatselt koostatavale müügiarvele. Maksja infot saab kasutada kui teenuse arve esitatakse allasutusele (nt. lasteaed) aga selle eest maksab kohalik omavalitsus. Maksja info arvel on informatiivne, st arve saadetakse kliendile ehk saajale.
Kliendi osakond e-arvel – saab tekstina sisestada kliendi osakonna (DepId), kui e-arve vastuvõtja on teinud selle kohustuslikuks (näiteks haiglad, Töötukassa). E-arves kajastatakse see kliendi andmete juures ( plokis).
Dimensioonid (Kulukoht, Projekt) – kliendi kaardile on võimlik seadistada vaikimisi dimensiooni väärtus, mis kantakse automaatselt müügiarvele kliendi valikuga.
Viivise % - on vaikimisi määratud müügiarve seadistuse põhjal. Vajadusel saab kliendi kaardil viivise % muuta ning kliendi kaardil määratud väärtust kasutatakse edaspidi konkreetsele kliendile müügiarvete koostamisel. Kui on vajadus muuta viivise % kõikidel klientidel korraga, siis seda saab teha müügiarvete seadistustes märkides reale „Intress“ viivise % ning klikkides „Salvesta kõikidele“
Viitenumbri alusnumber - viitenumbri arvutamiseks müügiarvele saab kasutada kahte meetodit: viitenumber arvutatakse müügiarve numbri järgi (igal müügiarvel on erinev viitenumber) või igal kliendil on oma kindel viitenumber. Kui on vajadus omistada igale kliendile oma viitenumber, siis sisestatakse number, mille alusel programm arvutab automaatselt müügiarvele viitenumbri. Kui klientidel on juba viitenumbrid olemas (näiteks pangaga sõlmitud püsimakselepingutest vms.), siis sisestatakse siia olemasolev viitenumber, millest jätke viimane number sisestamata. Viitenumbrit kasutatakse panga väljavõtte importimisel arve tuvastamiseks ja panka e-arvete koostamisel.
Näita arvel kliendi võlasaldot – märgitakse linnuke kui müügiarvele soovitakse näidata kliendi võlasaldo.
Müügihinnad ja allahindlused –kliendi kaardil on võimalik konkreetsele kliendile lisada kliendi gruppide, müügiartiklite või artikli gruppide lõikes müügihinnad ja allahindlused, mida edaspidi müügiarvete koostamisel valitud kliendile vaikimisi pakutakse. Müügihinnad ja allahindlused on kasutusel Aktiva Pro ja Premium paketis.
Panga info müügiarvel - kui see väärtus on tühi, siis trükitakse müügiarvele pangakontod, mis on määratud ettevõtte pangakontode nimekirjas. Kui müügiarvele on vaja näidata ainult üks konkreetne pangakonto, siis valige reale soovitud pangakonto.
Mass saatmise väljund - Kui klient on teada andnud, millise kanali kaudu ta soovib arveid saada, siis see on võimalik vaikimisi määrata. Valida saab mitu väljundit korraga.
E-arve püsimakse leping pangaga - kui kliendil on sõlmitud pangaga püsimakse leping, siis müügiarve edastamisel panka tuleb määrata, kas panka saadetakse piiratud või täismahus e-arve või e-arve saadetakse panka Omniva (Finbite) operaatorteenuse vahendusel. Püsimakse lepingu puhul tuleb täita kliendi panga konto väli. E-arveid saavad (Aktivas menüüs Maksed -> E-arvete koondfail panka koostatud failiga) pankadesse saata Aktiva Pro ja Premium paketi kasutajad.
Panga konto - püsimakse lepingu puhul tuleb märkida kliendi panga konto, kust raha maha võetakse.
Arve kujundus - Aktivas Pro ja Premium paketis saab määrata kliendile konkreetse arvevormi, kui müügiarve seadistustes on erinevad arvevormid eelnevalt loodud.
Vali püsikommentaar müügiarvele enne/pärast arve ridu – saab lisada püsikommentaari, mis märgitakse konkreetse kliendi müügiarvele enne või pärast müügiarve ridu.
Arved ja laekumised – klikkides lingile avaneb nimekiri kliendiga seotud arvetest ja laekumistest
Perioodilised arved – klikkides lingile avaneb nimekiri kliendiga seotud perioodilistest arvetest (st lepingutest).
💡 EL km-kohustuslase kontroll – Euroopa Liidu kliendi puhul on võimalik teha EL käibemaksu kohuslase numbri kontroll (VIES VAT number validation).